Votre événement, de l’inscription à l’accueil.
Une sortie, un atelier ou une rencontre avec un nombre de places limité. Préparez les créneaux dans Kiosform, partagez le formulaire et suivez les inscriptions confirmées, les annulations et la liste d’attente.
Un atelier en trois sessions
Chaque créneau a sa propre capacité.
Votre atelier accueille de petits groupes à plusieurs horaires. Le participant choisit un créneau dès le début du formulaire ; les questions suivantes recueillent les informations nécessaires à son inscription.
Lorsque le créneau est complet, vous pouvez proposer une liste d’attente. La date de clôture met fin aux nouvelles inscriptions selon le réglage choisi.
Exemple fictif de configuration. Ces horaires ne sont pas des places ouvertes à la réservation.
- Session du matin · 10 h
- Capacité prévue : 12 inscriptions.
- Session de l’après-midi · 14 h
- Capacité prévue : 12 inscriptions.
- Dernière session · 16 h
- Capacité prévue : 8 inscriptions.
- Une fois le créneau complet
- Liste d’attente activée. Une place libérée peut être proposée à la personne suivante.
Prévoir aussi les désistements.
Une inscription confirmée
Le serveur attribue la place disponible. Le courriel de confirmation, lorsqu’il est activé, donne au participant les informations préparées par l’organisateur.
Une annulation
Le participant peut utiliser le lien d’annulation reçu par courriel. La place est libérée pour la suite de la liste d’attente.
La place proposée au suivant
La liste d’attente suit l’ordre d’arrivée. Sans délai de confirmation, la place est confirmée directement ; avec un délai, la personne doit confirmer avant son expiration, sinon la place passe à la suivante.
Votre liste de vérification avant diffusion.
- Choisir une capacité globale ou des créneaux, puis vérifier le nombre d’inscriptions autorisées.
- Placer le choix du créneau au début du parcours et tester chaque branche du formulaire.
- Définir la clôture, la liste d’attente et, si nécessaire, le délai de confirmation d’une place libérée.
- Activer et relire le courriel de confirmation : horaire, lieu et contact utiles à l’accueil.
- Faire un essai d’inscription, d’attente et d’annulation avec des données de test avant le partage.
À l’accueil, une réponse en attente n’est pas une place confirmée.
Vous pouvez préparer une borne pour la collecte. Pendant une coupure, elle ne connaît pas forcément la dernière disponibilité d’un créneau. Attendez la réponse du serveur avant de garantir une place.
Les exports CSV et .xlsx permettent de préparer une liste de participants. Si vous utilisez l’émargement signé, vérifiez les attentes de votre organisation : la signature proposée est simple, non qualifiée au sens d’eIDAS.
Avant d’envoyer les invitations.
Deux personnes peuvent-elles prendre la dernière place ?
L’attribution relève du serveur, pas du compteur affiché dans le navigateur. Une personne qui termine alors que la capacité est atteinte suit le parcours prévu pour un événement complet, avec attente si elle est activée.
Le nombre d’accompagnants réserve-t-il autant de places ?
Une question sur les accompagnants recueille une information ; elle ne multiplie pas automatiquement les places réservées. Vérifiez le décompte attendu avant la diffusion et expliquez aux participants à quoi correspond une inscription.
Faut-il donner une adresse de courriel ?
Prévoyez un champ de courriel si vous voulez envoyer les confirmations et permettre aux personnes de retrouver les liens liés à leur inscription. Vérifiez les champs nécessaires aux parcours d’attente et d’annulation dans votre configuration.
Puis-je suivre les réponses sans les recopier ?
Oui. Les réponses se consultent dans votre espace et s’exportent en CSV ou .xlsx. Vérifiez les statuts de réservation avant d’utiliser un export comme liste définitive d’accueil.
Préparez votre formulaire dans Kiosform.
Vous choisissez les questions, vérifiez l’aperçu et publiez quand votre formulaire est prêt.
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